Die Checkliste für dein Turnier

Die Organisation eines Turniers stellt eine umfangreiche Herausforderung dar, die eine sorgfältige Planung und Koordination erfordert. Um ein erfolgreiches Turnier zu gewährleisten, ist es entscheidend, die verschiedenen Aspekte der Turnierorganisation zu berücksichtigen. Dieser Artikel bietet eine grundlegende Checkliste sowie wichtige Tipps, die bei der Planung eines Turniers beachtet werden sollten.

4 Monate vorher

• Organisation und Planung: Bestimmung eines Verantwortlichen oder der Gründung eines Organisationsteams, Festlegung des Termins, Genehmigung der Kommune einholen, Platzanlage prüfen und gegebenenfalls ausrüsten, Kooperationspartner und Sponsoren suchen.
• Kommunikation und Anmeldung: Versand von Anschreiben und Einladungen an Vereine, Erstellung eines Spielplans und Programmentwurfs, offizielle Turnieranmeldung und Anforderung der Schiedsrichter.
• Finanzielle und logistische Vorbereitungen: Einrichtung eines Kontos für das Turnier, Organisation von Betreuern, Helfern und Erster Hilfe, Erstellung und Veröffentlichung der Ausschreibung, Beginn der Öffentlichkeitsarbeit.

2 Monate vorher

• Feinplanung: Organisation kommerzieller Anbieter und vereinsinterner Unterstützung, Erstellung einer Pressemitteilung, Organisation von Preisen und Pokalen, Planung von Rahmenprogrammpunkten.

1 Monat vorher

• Konkretisierung: Einteilung der Helfer und Betreuer, Bestellung von Getränken, Überprüfung der GEMA-Richtlinien, Überprüfung der benötigten Materialien, Versand eines zweiten Anschreibens an die teilnehmenden Vereine.
• Erstellung des Turnierplans: Anhand der Anzahl der Mannschaften, Turniermodus, Spielzeiten, Sonderregeln, etc. Hierfür eignet sich die moderne Lösung des CoachingArea-Turnierplaners besonders gut.

Kurz vor dem Turnier

• Vorbereitung der Infrastruktur: Bereitstellung von Strom- und Wasserversorgung, Überprüfung der Finanzen, Kontrolle der Materiallieferungen, Einrichtung der Erste-Hilfe-Versorgung, Einladung der lokalen Presse.
• Anpassung des Turnierplans: Bei kurzfristigen Absagen

Während des Turniers

• Durchführung: Turnierleitung stationieren, Turnierplan digital teilen und/oder aushängen mit QR Code, Begrüßung und Betreuung der Mannschaften, Zuweisung und Betreuung der Helfer, Betreuung der Ehrengäste und Schiedsrichter, Leitung des Spielbetriebs und der Siegerehrung, Bezahlung der Schiedsrichter, Verabschiedung der Mannschaften und Abbau.

Nach dem Turnier

• Nachbereitung: Turnierauswertung, Abrechnung der Ausgaben, Abschlussbilanz der Finanzen, Versendung eines Fazits/Resonanz für die Presse, Diskussion des Gesamtablaufs, Finanzprüfung, Bewertung der Öffentlichkeitsarbeit, Auswertung eventueller Fragebögen, Gesamtfazit und Vorschau auf das nächste Turnier.

Darauf solltest du achten

Neben der grundlegenden Checkliste gibt es spezifische Aspekte, die für die erfolgreiche Durchführung eines Turniers entscheidend sind:

• Hochwertige Preise: Medaillen und Pokale erhöhen die Motivation der Teilnehmer und dienen als Erinnerungsstücke.
• Sitzplätze im Schatten: Besonders bei Sommerturnieren ist es wichtig, genügend schattige Plätze für die Zuschauer bereitzustellen.
• Vorsorge für schlechtes Wetter: Ein Plan B für schlechtes Wetter ist unerlässlich, um das Turnier auch bei Regen fortsetzen zu können.
• Erfrischungs-Stationen: Die Bereitstellung von Wasser ist besonders bei hohen Temperaturen wichtig für die Gesundheit der Teilnehmer und Zuschauer.
• Privatsphäre für Teams: Eigene Kabinen für Teams bieten Rückzugsmöglichkeiten und tragen zur Professionalität des Turniers bei.

Die Organisation eines Turniers erfordert umfassende Planung und Aufmerksamkeit für Details. Durch die Befolgung der genannten Checkliste und Tipps kann die Komplexität des Prozesses reduziert und ein erfolgreiches Event gewährleistet werden. Die Einbeziehung der Gemeinschaft und das Suchen nach Unterstützung bei Bedarf sind Schlüsselaspekte, die die Organisation erleichtern. Mit der richtigen Vorbereitung und einem effektiven Team kann jedes Turnier, unabhängig von seiner Größe oder Sportart, ein bedeutendes Ereignis werden.

Quellen

1. https://www.teamsportbedarf.de/tpl/download/Checkliste_Turnierplanung.pdf

2. https://www.azonline.de/sport/fussball/die-turnierplanung-darauf-sollten-sie-achten-2559617?&npg

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